비즈니스 소프트웨어 도입 성공 전략 (3): “누가 쓸건데?” – AI 시대의 사용자 중심 도입법

소프트웨어 도입 계획은 보통 사용 부서와 IT 부서 요구사항 취합으로 시작된다. 하지만 “누가 실제로 쓸 것인가”를 충분히 파악하지 못하면 도입 후 큰 혼란이 온다.

디지털 자산 관리 프로젝트의 교훈

DAM(디지털 자산 관리) 플랫폼 구축 프로젝트를 직접 경험했다. 시작 당시 예상 사용자는 본사 디자이너와 문안 검토 부서 두 곳. 그런데 진행 중 디자인 에이전시, 마케팅 부서, 해외 마케팅, 이커머스 부서까지 추가되었다. 오픈 임박 시점에 이들이 일제히 의견을 쏟아내며 혼란이 시작됐다.

사용자 범위를 과소 추정하는 이유

IDC 보고서에 따르면 DAM 실제 사용자는 디자이너에서 마케터, 에이전시, 법무 팀까지 광범위하다. 그러나 도입 검토 단계에서는 목소리 큰 부서 중심으로 요구사항이 모이고, 나중에 연결될 사용자들은 초기에 반영되지 않는다.

AI 시대, 지기(知己) 점검이 더 중요해진 이유

AI 기능 탑재 소프트웨어가 넘쳐나는 2025년, AI 기능을 활용하려면 사용자의 디지털 리터러시와 데이터 이해도가 필요하다. 역량 없는 조직에 AI 솔루션을 도입하면 더 복잡한 도구를 방치하는 결과가 된다.

지기(知己) 체크리스트

• 실사용자 범위: 현재 파악된 사용자 외 간접 연관 부서는 없는가?
• 디지털 역량: 사용자들의 현재 툴 활용 수준과 변화 수용 의지는?
• 변화관리 리더: 내부 챔피언(Champion)이 있는가?
• AI 활용 역량: AI 기능을 실제 쓸 수 있는 사용자가 몇 명인가?

소프트웨어는 도구다. 아무리 강력한 AI 기능도 사람과 조직이 준비되지 않으면 ROI는 나오지 않는다. 지기(知己) – 우리 조직의 실제 사용자와 역량을 정확히 파악하는 것이 도입 성공의 가장 중요한 전제 조건이다.